5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Phương pháp 5S được phát mình bởi người Nhật và họ cũng rất tự hào khi cả thế giới áp dụng phương pháp này của họ.

Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn 5S là gì?

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”

Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”

Trong tiếng Việt, 5S đó là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”

  • SERI (Sàng lọc): Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
  • SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
  • SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.
  • SEIKETSU (Săn sóc): Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (Seri, Seiton và Seiso) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
  • SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

Ý nghĩa của hoạt động 5S

  • Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên
  • Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
  • Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở
  • Nâng cao chất lượng cuộc sống
  • Nâng cao năng suất

Lợi ích của 5S:

  • Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
  • Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
  • Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
  • Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
  • Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
  • Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
  • Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.